Mein persönlicher Versuch “die Zeit zu managen” hat Anfangs gut funktioniert, doch scheiterte am Ende kläglich. Aus einer kleinen ToDo-Liste wurde schnell eine große ToDo-Liste. Einige Zeit später stehe ich vor einer gefühlten never ending ToDo-Liste, die sich schleichend nicht nur digital, sondern auch mittels Schmierzetteln und Post-It’s auf dem Schreibtisch, im Notizbuch und auf der Magnettafel ausgebreitet hat. Ein Gefühl der Ohnmacht und Ernüchterung stellt sich ein.
Zeit ist eine Konstante und kann nicht direkt kontrolliert oder beeinflusst werden. Wir können nicht entscheiden, wie viele Stunden ein Tag, wie viele Tage eine Woche oder wie viele Monate in Jahr beinhalten. Zeit fließt unabhängig von unseren Wünschen oder Handlungen immer in gleichem Tempo und kann nicht gestoppt, zurückgedreht oder beschleunigt werden. Was wir jedoch kontrollieren können, ist unsere Verwendung der Zeit und wie wir unsere Aktivitäten planen und organisieren.
Die klassische Zeitmanagement-Lehre bietet hierfür die Eisenhower-Matrix an, die uns hilft, unsere Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit zu priorisieren. Als Ergebnis erhältst du die Zuordnung der Aufgaben in einer 4-Felder-Matrix. Für jedes der vier Felder gibt es anschließend eine Handlungsempfehlung:
Diese einfache Methode hilft dir, deinem Alltag Struktur zu verleihen. Sie suggeriert, durch den klaren Überblick und den damit verbundenen Handlungsempfehlungen, den Eindruck der Sicherheit.
Dennoch empfinden wir, trotz eines gesteigerten Bewusstseins für Zeitmanagement, oft das Gefühl, dass wir immer zu wenig Zeit haben. In einer Welt die immer schneller und komplexer wird, jonglieren wir zwischen Arbeit, Familie, Freunden und unseren eigenen Bedürfnissen hin und her. Somit die Eisenhower-Matrix alleine sorgt nicht dafür, dass unsere ToDo-Listen kürzer werden. Denn oft erscheinen im Alltag viele Sachen als wichtig und/oder dringlich, die uns in Wirklichkeit nicht zwingend weiterbringen oder gar Zeit kosten. Um wirklich effektiv Zeit zu sparen und uns auf die essenziellen Dinge im Leben zu fokussieren, benötigen wir zeitgemäßere Lösungsansätze.
Wie können wir also sicherstellen, dass wir genug Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben haben?
Hier kommt der Focus Funnel von Rory Vaden ins Spiel. Vaden erweitert die Eisenhower-Matrix um die Variable „Signifikanz“. Dabei geht es um den Versuch, Zeit zu multiplizieren, in dem wir überlegen, welche Aufgaben uns morgen Zeit sparen werden, wenn wir sie heute erledigen. Der Fokus liegt also nicht nur auf der aktuellen Dringlichkeit und Wichtigkeit, sondern auch auf der langfristigen Signifikanz.
Statt zu fragen „Was ist heute das Dringendste und/oder Wichtigste?“, versuch es mal mit „Was ist heute die wichtigste Aufgabe, deren Erledigung mir morgen Zeit spart?“
Stelle dir daher bei deinen zu erledigenden Aufgaben folgende Fragen, in exakt dieser Reihenfolge:
- Kann ich die Aufgabe auch eliminieren?
Muss ich das machen? Oder kann ich die Aufgabe auch einfach weg lassen?
- Wenn die Aufgabe nicht eliminierbar ist, kann ich sie automatisieren?
Muss ich das machen? Oder kann ich, z.B. durch den technischen Fortschritt, mit ein wenig Überlegung und Research Lösungen finden, um die Aufgabe automatisch erledigen zu lassen?
- Wenn die Aufgabe nicht automatisierbar ist, kann ich sie delegieren?
Muss ich das machen? Oder gibt es andere Personen die es entweder besser oder schneller können? Oder mir gegen Bezahlung Aufgaben abnehmen können?
- Wenn ich die Aufgabe nicht eliminieren, automatisieren oder delegieren kann, kann ich sie bewusst verschieben?
Muss ich das machen? Oder kann ich Aufgaben ganz bewusst liegen lassen, um zum Beispiel gleichartige Aufgaben zusammenzufassen und sie dann gebündelt zu erledigen?
Wenn wir alle Fragen mit Nein beantworten müssen, dann sollten wir die Aufgabe selbst erledigen, allerdings zeitnah.
Die Idee von Rory Vaden hat mich persönlich so begeistert, dass ich meine Erfahrungen und Beispiele teilen möchte. Für mich ist es ein eingeschlagener Weg der sich lohnenswert anfühlt. Es ist die Abkehr vom klassischen Zeitmanagement, hin zu einem nachhaltigen Selbstmanagement. In Zukunft werde ich weitere Tipps und Tricks präsentieren, welche uns helfen können, indem wir heute bewusst Zeit investieren, um morgen mehr Platz für die wirklich bedeutsamen Dinge im Leben zu haben.
Fazit: Wir können wir Zeit nicht managen – Wir können sie allerdings multiplizieren!
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